2. Druhy a zdroje osobních údajů, které Spolek zpracovává

Spolek tímto poučuje Subjekty údajů, že ve vztahu k nim jsou zpracovávány zejména následující druhy osobních údajů:

a) identifikační a kontaktní údaje;

b) fakturační údaje;

c) platební údaje;

d) údaje o podnikatelské činnosti;

e) údaje o účasti na akcích pořádaných Spolkem;

f) údaje ze vzájemné komunikace (ať již probíhající osobně, písemně, telefonicky či jinak).

Poskytnutí údajů a) až f) výše (alespoň v základním rozsahu) je nutné za účelem realizace smluvních povinností a činnosti Spolku. Poskytnutí těchto informací je tak povinné.

Výše uvedené osobní údaje zpracovávané Spolkem pocházejí z těchto zdrojů:

a) údaje poskytl sám člen či obchodní partner při uzavření smlouvy se Spolkem, žádosti o členství ve Spolku či v průběhu jeho trvání;

b) údaje pocházejí z veřejných zdrojů, seznamů a evidencí jako jsou např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, insolvenční rejstřík, soudní spis; případně

c) údaje poskytl člen na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů a zasíláním obchodních sdělení.

Jakým způsobem a za jakým účelem dochází ze strany Spolku ke zpracovávání osobních údajů?

Ke zpracování osobních údajů ze strany Spolku dochází jednak automatizovaně v informačních systémech a taktéž manuálně prostřednictvím svých zaměstnanců, případně zaměstnanců příjemců.

Zpracování osobních údajů je nezbytné pro vznik a realizaci členství ve Spolku, na jehož základě dochází k plnění s tím souvisejících práv a povinnosti Spolku i jednotlivých členů. Spolek výše uvedené údaje nepoužívá k rozhodnutím čistě na bázi automatizovaného zpracování či profilování viz čl. 22 odst. 2 Nařízení.

Může dojít i k využití údajů i pro účely přímého marketingu (a to zejména ve formě elektronických obchodních sdělení) na základě oprávněného zájmu Spolku. Spolek pro účely přímého marketingu využívá osobní údaje po předchozím udělení souhlasu. Proti takovému zpracování má člen možnost podat bezplatně námitku, nebo odvolat souhlas, a to písemně, sdělením zaslaným poštou na adresu sídla Spolku, či elektronicky na e-mailovou adresu Spolku.

Kdo jsou příjemci osobních údajů?

Pokud je tak stanoveno ve smlouvě či ve stanovách Spolku, Spolek může identifikační údaje člena či jeho zástupce zveřejnit na svých propagačních materiálech a dalších souvisejících dokumentech.

Spolek, v odůvodněných případech a pouze v nezbytném rozsahu, předává osobní údaje svých členů následujícím příjemcům:

1. Smluvní partneři Spolku zajišťující běžné fungování Spolku a realizaci členství ve Spolku, kterými jsou především:

• poskytovatelé IT služeb;
• poskytovatelé našeho informačního systému;
• poskytovatelé poštovních služeb (zde je poskytnuto jméno a adresa člena);
• překladatelské a marketingové agentury;
• a další poskytovatelé právních, administrativních a technických služeb, které využíváme pro zajištění plnění našich povinností vůči členům;

2. Případně jiným subjektům v situacích, kdy je poskytnutí těchto údajů Spolku uloženo právními předpisy, nebo pokud je to nutné pro ochranu oprávněných zájmů Spolku (např. soudům, Policii ČR aj.);
3. V odůvodněných případech a opět pouze v nezbytném rozsahu může Spolek předávat osobní údaje i do zahraničí. V rámci této spolupráce může dojít k předání osobních údajů v rámci Evropské unie v souvislosti s daným soudním řízením, a to zejména při komunikaci s příslušnými soudy a úřady.

Doba po kterou dochází ke zpracování a uložení osobních údajů

Výše zmíněné osobní údaje členů Spolek zpracovává a ukládá po dobu trvání členství ve Spolku. Po ukončení tohoto vztahu dochází i nadále ke zpracovávání a ukládání těchto údajů, a to po dobu trvání promlčecí doby jakéhokoliv souvisejícího nároku Spolku či jeho členů. Po uplynutí této doby jsou osobní údaje členů Spolku zlikvidovány, ledaže bude Spolek oprávněn či povinen tyto údaje dále zpracovávat a uchovávat na základě jiného právního titulu.

Pro účely přímého marketingu prováděného na základě oprávněného zájmu Spolku nebo souhlasu Subjektu údajů budou výše uvedené osobní údaje členů u Spolku uloženy po dobu 3 let od skončení členství, případně do odvolání souhlasu.

Dokumenty s osobními údaji členů bude Spolek v případech, kdy mu to ukládá závazný předpis, archivovat po předepsanou dobu.

Práva členů

Spolek tímto informuje své členy, že dle Nařízení má každý Subjekt údajů od 4.3.2021 vůči Spolku:
1. právo na přístup ke svým osobním údajům a právo získat kopii zpracovávaných osobních údajů (nebudou-li nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob);

2. právo na opravu či doplnění nepřesných osobních údajů, které se člena týkají, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení; a

3. právo na výmaz svých osobních údajů, pakliže dojde k některé z následujících situací:
(a) osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
(b) člen odvolal souhlas, na jehož základě byly jeho osobní údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro jejich zpracování;

(c) člen vznesl námitku proti tomu být předmětem rozhodování založeného na automatizovaném zpracování jeho osobních údajů a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro jejich takovéto zpracování nebo vznesl námitky proti zpracování jeho osobních údajů pro účely přímého marketingu;

(d) osobní údaje člena byly zpracovány protiprávně;

(e) osobní údaje člena musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje;

(f) osobní údaje člena byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti
4. právo žádat, aby Spolek omezil zpracování jeho osobních údajů v případě, že:

(a) člen popírá přesnost jeho osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby Spolek mohl přesnost takových osobních údajů ověřit;

(b) zpracování je protiprávní a člen odmítá výmaz jeho osobních údajů a žádá místo toho omezení jejich použití;

(c) Spolek již osobní údaje člena nepotřebuje pro účely zpracování, ale člen je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků; a že

(d) člen vznesl námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 Nařízení, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Spolku převažují nad oprávněnými důvody člena;

5. právo na přenositelnost jeho osobních údajů zpracovávaných na základě souhlasu nebo smlouvy a zároveň automatizovaně;

6. právo podat bezplatnou námitku proti zpracování prováděnému na základě oprávněného zájmu Spolku, zejména proti přímému marketingu prováděnému na základě oprávněného zájmu Spolku;

7. právo být informován v případě, že nastalo porušení zabezpečení osobních údajů člena, kdy je pravděpodobné, že tento případ bude mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob včetně člena; a

8. právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro něho právní účinky nebo se ho obdobným způsobem významně dotýká.

V případě jakýchkoli dotazů či nejasností ohledně nakládání Spolku s osobními údaji členů může člen Spolek kontaktovat písemně na adrese jeho sídla nebo na jeho e-mailové adrese. Člen má rovněž právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (další kontaktní údaje zde: www.uoou.cz) či k němu podat stížnost. Každý člen tímto bere na vědomí, že prostřednictvím výše uvedených informací Spolku byl poučen o svých právech a jejich ochraně podle čl. 13 a 15 až 22 Nařízení.